En tant que professionnel de l'UX et du design, nous sommes souvent submergés par une multitude de fichiers, de livrables, de documents partagés, de PDF et de rapports. Entre les e-mails, les conversations Slack, les dossiers Dropbox, SharePoint, Notion et Figma, il est facile de perdre des éléments importants et difficile de les retrouver quand on en a besoin. Bien que nous parlions souvent de la façon d'organiser proprement les fichiers Figma, nous abordons rarement une structure de dossiers cohérente pour l'ensemble de nos actifs UX. Il est temps d'y remédier.
Tout d'abord, il est essentiel d'avoir un endroit central où tous les éléments clés seront stockés, que ce soit sur Notion, Google Drive, Dropbox ou ailleurs. Chaque fois qu'un détail important atterrit dans votre boîte e-mail ou vous est envoyé via Slack, il doit finir dans cet espace partagé. L'équipe doit avoir une compréhension commune de l'endroit où les fichiers seront stockés et de la façon dont ils seront accessibles.
Pour vous aider à organiser efficacement vos actifs, nous vous recommandons d'utiliser un kit de démarrage organisationnel comme celui conçu par Courtney Pester. Il propose une structure de dossiers détaillée couvrant les principales étapes du cycle de vie d'un projet : ressources client, recherche et synthèse, idéation et test de concepts, maquettes et prototypes, artéfacts de réunion, livrables finaux, transferts vers l'interface utilisateur et le développement.
Bien sûr, cette structure de base devra être adaptée aux besoins spécifiques de vos projets. Il est également important de gérer attentivement les doublons et les versions, en définissant des conventions d'affectation des noms de fichiers et de dossiers, et en décidant de ce qui doit être archivé ou supprimé.
Enfin, assurez-vous que l'espace partagé soit facile d'accès pour tous ceux qui doivent y accéder et le maintenir. Un processus d'authentification simple avec un mot de passe et une authentification à deux facteurs sera généralement suffisant.
En suivant ces principes, vous pourrez organiser efficacement vos actifs UX et vous assurer que les informations et les décisions clés ne "tombent pas dans les fissures", évitant ainsi les retards, les coûts et les compromis coûteux.